La remise des bulletins de paie par l’employeur peut intervenir sous forme électronique. Attention, il ne s’agit pas simplement de remplacer l’envoi par voie postale ou la remise en main propre du bulletin de paie par un envoi par e-mail. La loi Travail du 8 août 2016 et un décret du 16 décembre 2016 fixent les modalités de dématérialisation du bulletin de paie.
La loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures a introduit la possibilité pour l’employeur de remettre au salarié un bulletin de paie sous forme électronique, à condition cependant d’avoir obtenu son accord préalable.
La loi Travail du 8 août 2016 a souhaité encourager et faciliter l’utilisation du bulletin de paie dématérialisé par les entreprises, tout en précisant leurs obligations en la matière.
Ainsi, depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut désormais recourir à la dématérialisation du bulletin de paie sans demander l’accord préalable du salarié. Cet accord préalable du salarié a été remplacé par un droit d’opposition, lequel est mis en œuvre de la manière suivante :
- L’employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique.
- Le salarié peut notifier son opposition à l’employeur à tout moment, par tout moyen lui conférant une date certaine, préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique.
- La demande du salarié est prise en compte dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant sa demande.
L’employeur qui souhaite abandonner le bulletin de paie papier pour utiliser le bulletin de paie électronique (BPE) doit garantir son intégrité (1), sa disponibilité (2) et son accessibilité via le Compte Personnel d’Activité (3), tout en assurant la confidentialité des données.
- Le législateur n’a pas précisé les conditions permettant de garantir « l’intégrité des données ». Le BPE doit être généré dans un format électronique courant et bien sûr sécurisé. Il semble que le recours à une signature électronique certifiée du document, telle qu’elle est employée pour la facture électronique, soit considérée comme une garantie suffisante. Une norme sur les bulletins de paie électronique (NF Z42-025), recensant les règles à observer, a été homologuée par l’Afnor (texte en vente sur le site : www.boutique.afnor.org).
- Une fois le BPE généré, l’employeur doit le délivrer au salarié et garantir sa disponibilité pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans. Envoyer le BPE par e-mail au salarié ne permet pas de remplir cette obligation. L’entreprise doit mettre en place un service de mise à disposition du BPE. En effet, les salariés doivent être « mis en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive ». Pour ce faire, les BPE devront être déposés, pour y être stockés, dans des « coffres forts électroniques individuels » auxquels chaque salarié aura un accès personnel et protégé. Le salarié doit pouvoir les télécharger à tout moment. Cette obligation de mise à disposition des BPE via un espace de stockage sécurisé (coffre-fort numérique) doit bien être distinguée de l’obligation de garantir leur accessibilité via le Compte Personnel d’Activité (Cf 3. ci-dessous).
- La loi Travail, qui a également créé le Compte Personnel d’Activité (CPA) mis en place à compter du 1er janvier 2017, prévoit l’accessibilité des BPE par le biais du service en ligne associé au CPA. (https://www.moncompteactivite.gouv.fr/cpa-public/) L’employeur, ou le prestataire agissant pour son compte, doit garantir cette accessibilité. Contrairement au coffre-fort numérique, le service en ligne associé au CPA n’a pas vocation à stocker les BPE, mais seulement à offrir au salarié la possibilité de les consulter (et non de les télécharger). Sur le plan technique, un « raccordement » est effectué entre les coffres forts numériques et le serveur du site internet du CPA.
Enfin, l’employeur doit conserver un double des bulletins de paie des salariés, qu’ils soient remis sous forme papier ou sous forme électronique, pendant 5 ans selon le code du travail (au moins 6 ans vis-à-vis de l’Administration fiscale). Il est recommandé de les conserver beaucoup plus longtemps en pratique. Pour assurer la conservation des BPE, l’entreprise devra, si elle n’en possède pas déjà, se doter d’un coffre-fort numérique.