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Depuis le 1^er août 2017, les sociétés sont soumises à une nouvelle obligation : le dépôt au Greffe du Tribunal de Commerce d’un document comportant des informations sur leurs bénéficiaires effectifs, en annexe au RCS dans un nouveau registre intitulé « registre des bénéficiaires effectifs ».

Comme toujours, cette nouvelle obligation déclarative mise à la charge des entreprises charrie son lot de questions…

Quelles sont les sociétés visées ?

Le registre des bénéficiaires effectifs est obligatoire pour toutes les sociétés civiles et commerciales non cotées immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés, mais également pour les GIE et les associations immatriculées ».

Quand le registre des bénéficiaires effectifs doit-il être transmis ?

Toutes les sociétés devront déposer le document en même temps que leur prochaine formalité modificative et, en tout état de cause, au plus tard le 1^er avril 2018. En outre, chaque changement d’un bénéficiaire effectif devra faire l’objet d’un nouveau dépôt.

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ?

Les bénéficiaires effectifs d’une société sont les personnes physiques qui, à titre individuel, soit détiennent plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, directement ou indirectement, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction de la société ou sur l’assemblée générale de ses associés.

Dans le cas où aucune personne physique ne remplit l’une de ces conditions, les bénéficiaires effectifs sont les représentants légaux de la société, étant précisé que lorsqu’un représentant légal est une personne morale, les bénéficiaires effectifs sont les représentants légaux de celle-ci.

Quelles informations doivent être communiquées ?

Les informations relatives aux bénéficiaires effectifs portent sur leur état civil, leur adresse personnelle, les modalités du contrôle qu’ils exercent et la date depuis laquelle ils remplissent l’une des conditions visées ci-dessus.

Qui a accès au registre des bénéficiaires effectifs ?

Le registre des bénéficiaires effectifs n’est pas public, mais il peut être communiqué aux personnes suivantes :

• la société ayant effectué la déclaration,
• certaines autorités intervenant dans le cadre de leur mission, notamment :
  1. les autorités judiciaires (les magistrats),
  2. les agents spécialement habilités de la cellule de renseignement financier nationale, de l’administration des douanes, de la direction générale des finances publiques, de l’autorité administrative chargée de la concurrence et de la consommation et de la police nationale chargés de la police des jeux,
  3. les enquêteurs et les contrôleurs de l’autorité des marchés financiers,
  4. les autorités de contrôle de certaines professions réglementées (en particulier : professions d’experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, notaires),
• les personnes assujetties à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme,
• toute personne justifiant d’un intérêt légitime ayant saisi le juge commis à la surveillance du registre du commerce et des sociétés sur requête et ayant obtenu une autorisation de communication aux termes d’une décision de justice devenue définitive.

Quel est le coût de cette formalité ?

Ce dépôt auprès du Greffe du Tribunal de Commerce compétent a un coût :

• 24,80 euros lorsqu’il s’agit d’un premier dépôt effectué dans le cadre de la création de la société, lorsque celle-ci est immatriculée depuis moins de quinze jours,
• 54,42 euros lorsqu’il s’agit d’un premier dépôt effectué par une société immatriculée depuis plus de quinze jours dans le cadre de la régularisation,
• 48,49 euros lorsqu’il s’agit d’un dépôt modificatif.

Il est précisé que dans le cas où le dépôt est effectué lors de la création ou d’une modification de la société, ce montant s’ajoute à celui de la formalité concernée. Les règlements doivent être émis à l’ordre du Greffe du Tribunal de Commerce.

Quelles sont les sanctions du non dépôt ?

En cas de non-respect de l’obligation de déclarer les bénéficiaires effectifs, ou de déclaration inexacte ou incomplète, la société concernée s’expose :

• à ce qu’une ordonnance d’injonction émise par le Président du Tribunal de Commerce soit rendue contre la société, éventuellement sous astreinte ;
• aux sanctions pénales suivantes:
  1. une peine d’amende de 7.500 € ainsi et d’une peine d’emprisonnement d’une durée de six mois,
  2. à l’encontre des personnes physiques déclarées coupables de l’infraction, une interdiction de diriger une entreprise et/ou d’exercer une activité professionnelle, ainsi qu’une privation partielle des droits civils et civiques,
  3. à l’encontre des personnes morales déclarées pénalement responsables de l’infraction, la dissolution, le placement sous surveillance judiciaire, la fermeture temporaire ou définitive d’un ou plusieurs établissements, l’exclusion temporaire ou définitive des marchés publics, l’interdiction temporaire ou définitive d’émettre des titres sur un marché réglementé, l’interdiction temporaire d’émettre des chèques, l’affichage ou la diffusion de la décision prononcée.

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